Du führst ein Unternehmen und hast von Microsofts neuem „Copilot Business“ gehört? Bislang kostete die Copilot‑Lizenz für Unternehmen rund 28 € pro Nutzer und Monat. Ab Dezember 2025 senkt Microsoft den Preis für kleine und mittelständische Unternehmen drastisch: Copilot Business wird weltweit verfügbar und kostet nur noch ca. 21 US‑Dollar (rund 19,70 €) pro User. Damit können KMUs KI‑Assistenten erschwinglich nutzen, um E‑Mails zu schreiben, Berichte zu erstellen und Prozesse zu automatisieren – ohne zusätzliche Mitarbeiter.
Du bekommst hier:
- Preis & Unterschiede: Eine transparente Einordnung des neuen Copilot‑Business‑Preises und wie er sich von der bisherigen Enterprise‑Lizenz unterscheidet.
- Praktische Schritte: Eine 3‑Stufen‑Anleitung, wie du Copilot in dein Unternehmen bringst – von schnellen Quick Wins über saubere Einrichtung bis hin zur nachhaltigen Integration.
- Kostenlose Checkliste: Eine Copilot‑Readiness‑Checkliste, mit der du prüfen kannst, ob dein Unternehmen für den Einsatz von KI bereit ist.
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Das Wichtigste auf einen Blick
- Preisreduktion für KMUs: Ab 1. Dezember 2025 gibt es die neue „Copilot Business“-Lizenz für KMUs mit bis zu 300 Usern weltweit. Sie kostet laut Microsoft‑Ankündigung 21 US‑Dollar pro Nutzer und Monat bzw. 19,70 € bei jährlicher Abrechnung. Copilot wird somit konkurenzfähig zu OpenAIs ChatGPT oder Googles Gemini.
- Gleiche Funktionen wie Copilot Enterprise: Copilot Business bietet alle Kernfunktionen wie Chat, Search, Pages, Notebooks und Agenten in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams und respektiert bestehende Sicherheits‑ und Compliance‑Einstellungen.
- Voraussetzung: Eine vorhandene Microsoft 365 Business‑Lizenz (Basic, Standard oder Premium) und weniger als 300 Nutzer. Copilot Business ist ein Add‑on; Copilot Chat allein bleibt für berechtigte Nutzer ohne Zusatzkosten.
- Strategischer Vorteil: Mit dem günstigeren Preis können KMUs KI einsetzen, um Routineaufgaben zu automatisieren und neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Das ist auch ein Wettbewerbsvorteil in der Region Niederösterreich.
- Nächster Schritt: Nutze die Checkliste am Ende des Artikels, um zu prüfen, ob dein Unternehmen organisatorisch und technisch bereit ist, Copilot Business einzuführen.
Diagnose & Kontext
Woran du es erkennst
- Deine Mitarbeitenden verbringen jeden Tag Stunden mit E‑Mails, Zusammenfassungen oder Berichtserstellung.
- Du nutzt bereits Microsoft 365 und fragst dich, ob KI dir Zeit spart.
- Wettbewerber implementieren KI‑Tools und automatisieren Prozesse.
- IT‑Projekte ziehen sich hin, weil Know‑how fehlt.
- Mini‑Test: Wenn du auf die Frage „Welche Prozesse könnte ich sofort automatisieren?“ keine klare Antwort hast, nutzt du das Potenzial von KI noch nicht.
Warum das passiert
- Hohe Lizenzkosten: Bisher kostete die Enterprise‑Copilot‑Lizenz rund 28 € pro Nutzer, was KMUs abschreckte. Die neue Business‑Lizenz macht KI erstmals bezahlbar.
- Unklarheit über Funktionen: Viele glauben, Copilot sei nur ein Chatbot. In Wahrheit beinhaltet Copilot Business Chat, Search, Pages und Agenten und liefert Work IQ, das persönliche Arbeitsdaten analysiert.
- Fehlende Strategie: Ohne klare Digitalisierungs‑ und KI‑Strategie bleibt der Einsatz von Copilot isoliert. Ein geordnetes Vorgehen ist essenziell.
- Ängste vor Datenrisiken: KMUs sorgen sich um Datenschutz. Die Lösung: Copilot arbeitet innerhalb der bestehenden Sicherheits‑ und Compliance‑Einstellungen.
- Verwechslungsgefahr: Copilot Chat ist für berechtigte Microsoft 365‑Kunden ohne Zusatzkosten verfügbar. Copilot Business ist ein kostenpflichtiges Add‑on mit voller Integration deiner Microsfot 365 Unternehmensdaten, wie E-Mails, Dokumente, Beschrechungsaufzeichnungen und mehr.
Lösung – ein 3‑Stufen‑System
Stufe 1: Quick Wins (10–20 Minuten)
- Verfügbarkeit prüfen: Kontrolliere im Admin‑Center, ob dein Microsoft 365‑Plan zu den berechtigten Business‑Lizenzen gehört (Basic, Standard oder Premium). Ohne Berechtigung kannst du Copilot Business nicht aktivieren.
- Bedarfsanalyse erstellen: Notiere Prozesse, die Zeit fressen (z. B. Angebotskalkulationen, Protokollierung, E‑Mails). Warum? Copilot‑Agenten automatisieren genau solche Aufgaben und reduzieren manuelle Arbeit.
- Sicherheitsrichtlinien kontrollieren: Stelle sicher, dass deine Microsoft‑365‑Tenant‑Einstellungen wie Multi‑Factor‑Authentication (MFA) und Datenklassifizierung aktiv sind. So prüfst du’s: Melde dich als Admin an und öffne die Sicherheits‑Dashboard‑Berichte.
- Erste Tests mit Copilot Chat: Berechtigte Nutzer können Copilot Chat ohne zusätzliche Kosten ausprobieren. Sammle Feedback und identifiziere Anwendungsfälle.
- Entscheidung treffen: Wenn die Quick Wins positive Ergebnisse zeigen, plane die Buchung der Copilot‑Business‑Lizenzen.
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Stufe 2: Sauber fixen (1–3 Stunden)
- Lizenz erwerben: Buche Copilot Business für die benötigte Anzahl User. Für bis zu 300 Nutzer gilt der vergünstigte Preis. Achte auf jährliche Abrechnung (19,70 € pro Monat, zzgl. MwSt.).
- Rollout planen: Erstelle einen Zeitplan für die Einführung in Teams, Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Kommuniziere klar, welche Funktionen verfügbar sind (Chat, Pages, Notebooks, Agents).
- Schulungen durchführen: Organisiere Workshops für Mitarbeitende, damit sie Copilot richtig nutzen. Humorvolle Beispiele (z. B. „E‑Mail‑Zusammenfassungen wie eine Espressomaschine auf Knopfdruck“) fördern Akzeptanz.
- Governance definieren: Lege Richtlinien fest, welche Daten Copilot nutzen darf. Dadurch verhinderst du, dass sensible Informationen in generierte Inhalte einfließen.
Stufe 3: Nachhaltig (einmal richtig)
- Prozessautomatisierung erweitern: Nutze Copilot‑Agenten und PowerAutomate/n8n, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren (z. B. Rechnungsversand, Protokoll‑Generierung). Entscheide: Wenn Prozess A standardisiert ist, dann implementiere einen Agenten; sonst manuelle Prüfung.
- Work IQ auswerten: Analysiere die Insights, die Copilot liefert. Welche Arbeitsabläufe dauern zu lange? Passe Arbeitsprozesse an.
- Integration mit anderen Tools: Verbinde Copilot mit CRM‑Systemen oder deiner Handwerkersoftware, um Daten an zentraler Stelle zu nutzen.
- Langfristige Strategie: Erstelle eine Roadmap für den KI‑Einsatz in deinem Unternehmen. Priorisiere Projekte nach Nutzen und Ressourcen.
Fehlervermeidung & Absicherung
Typische Fehler
- Falscher Lizenztyp: Manche KMUs buchen Copilot Enterprise statt der günstigeren Business‑Lizenz. Das kostet unnötig Geld. Alternative: Business‑Lizenz + Microsoft 365 Business‑Plan.
- Keine Vorbereitung: Ohne Bedarfsliste werden Funktionen ungenutzt, und Mitarbeiter sind überfordert. Besser: Quick‑Win‑Analyse und Checkliste nutzen.
- Datensicherheit ignorieren: Fehlende MFA oder ungeschützte SharePoint‑Sites können zu Datenlecks führen. Sichere Basiskonfiguration zuerst.
- Zu hohe Erwartung: Copilot automatisiert vieles, ersetzt aber nicht deine Fachkompetenz. Nutze es als Werkzeug, nicht als Wunderwaffe.
- Schulungen sparen: Wer den Umgang nicht lernt, erzeugt schlechte Prompts und bekommt mittelmäßige Ergebnisse. Investiere in kurze Trainings.
Checkliste zum Abhaken
- Habe ich einen berechtigenden Microsoft 365 Business‑Plan (Basic/Standard/Premium)?
- Sind weniger als 300 Nutzer vorgesehen?
- Kennen meine Mitarbeitenden die wichtigsten Copilot‑Funktionen (Chat, Search, Pages, Notebooks, Agenten)?
- Habe ich die Lizenzkosten und das Abrechnungsmodell (jährlich vs. monatlich) kalkuliert?
- Gibt es definierte Prozesse, die automatisiert werden sollen?
- Sind Sicherheitsmaßnahmen (MFA, Datenklassifikation) aktiv?
- Ist ein Schulungsplan vorhanden?
- Wurde die Governance (Nutzungs‑ und Datenschutzrichtlinien) festgelegt?
- Sind notwendige Integrationen mit vorhandenen Tools geplant?
- Habe ich einen Verantwortlichen für den Rollout benannt?
- Gibt es einen Zeitplan für die Einführung?
- Ist die Unternehmensführung über Ziele und Nutzen informiert?
- Habe ich die langfristige KI‑Strategie dokumentiert?
- Wurde ein Budget für Schulungen und Erweiterungen eingeplant?
- Gibt es einen Plan zur Erfolgsmessung (KPIs wie Zeiteinsparung)?
- Ist meine Datenbasis (z. B. SharePoint‑Struktur) sauber aufgeräumt?
- Sind alle Beteiligten über die Unterschiede zwischen Copilot Chat und Copilot Business informiert?
- Steht die kostenlose Copilot‑Readiness‑Checkliste bereit?
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Copilot Chat und Copilot Business?
Copilot Chat ist ein KI‑Chat, der für berechtigte Microsoft 365‑Abonnenten ohne Zusatzkosten verfügbar ist. Copilot Business ist ein kostenpflichtiges Add‑on, das die KI tief in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert und Agenten bietet.
Wann wird Copilot Business verfügbar?
Laut Microsoft‑Ankündigung wird Copilot Business ab dem 1. Dezember 2025 weltweit verfügbar sein.
Wie viel kostet Copilot Business?
Der Preis beträgt 21 US‑Dollar (rund 19,70 €) pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Preise verstehen sich zzgl. MwSt.
Welche Voraussetzungen gibt es?
Du benötigst eine Microsoft 365 Business‑Lizenz (Basic, Standard oder Premium) und darfst maximal 300 Nutzer haben.
Sind meine Daten sicher?
Ja. Copilot arbeitet innerhalb der bestehenden Sicherheits‑ und Compliance‑Einstellungen. Deine Daten bleiben privat und unter deiner Kontrolle.
Lohnt sich Copilot Business für kleine Teams?
Für Teams mit hohem manuellen Aufwand und bereits vorhandener Microsoft 365‑Basis lohnt es sich, da Zeitersparnisse und neue Automatisierungsmöglichkeiten entstehen. Unsere Checkliste hilft dir bei der Bewertung.
Welche Funktionen fehlen im Vergleich zur Enterprise‑Version?
Microsoft kommuniziert noch nicht alle Unterschiede. Aktuell scheint der Funktionsumfang vergleichbar zu sein; Agenten und Work IQ sind enthalten. Sollten Features fehlen, aktualisiert Microsoft die Informationen.
Fazit + Nächster Schritt
Copilot Business macht KI für KMUs endlich erschwinglich. Mit dem Start zum 1. Dezember 2025 und einem Preis von rund 21 US‑Dollar (ca. 19,70 €) pro Nutzer können Unternehmen in Niederösterreich ihre Produktivität steigern, Prozesse automatisieren und sich einen Wettbewerbsvorteil sichern. Entscheidend ist, die Einführung sorgfältig zu planen: Quick Wins identifizieren, sauber umsetzen und nachhaltig integrieren. Unsere Readiness‑Checkliste hilft dir dabei.
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