Du tippst jeden Tag dieselben E-Mails, Angebote oder Social-Media-Captions? Das frisst nicht nur deine Zeit, sondern nervt gewaltig und irgendwann schleichen sich Fehler ein. Hier bekommst du die exakte Anleitung, wie du dir mit Google Gemini einen persönlichen KI-Assistenten („Gem“) baust, der deinen Schreibstil perfekt imitiert.
Du bekommst hier:
- Einen fertigen KI-Mitarbeiter, der nie wieder vergisst, wer du bist.
- Eine simple Klick-Anleitung für Google Gemini (auch für die kostenlose Version).
- Die Prompt-Vorlage, damit dein Bot nicht wie ein Roboter klingt.
Hol dir hier direkt die Copy-Paste-Vorlage für deinen ersten Gem (PDF)
Das Wichtigste auf einen Blick
Spezialist statt Generalist: Ein „Gem“ ist eine angepasste Version von Google Gemini, die sich spezifische Anweisungen und Dateien (z. B. deine Preisliste) dauerhaft merkt.
Kostenlos startklar: Du brauchst kein teures Abo, um einfache Gems zu erstellen – ein Google-Konto reicht, aber mit Abo wird der Assistent besser.
Einmal Arbeit, ewig Ruhe: Du investierst heute 15 Minuten und sparst dir künftig bei jeder E-Mail bzw. Arbeitsschritt 5 bis 10 Minuten.
Woran du es erkennst
Du brauchst dringend einen Gem, wenn du dich hier wiederfindest:
- Du suchst in „Gesendet“-Objekten nach alten Mails, um Textbausteine zu kopieren.
- Du musst ChatGPT jedes Mal neu erklären: „Ich bin ein Handwerker aus NÖ, bitte duze die Kunden.“
- Deine Mitarbeiter fragen dich ständig nach Formulierungen für Standard-Antworten.
- Du hast tolle PDF-Broschüren, aber keine Zeit, die Infos daraus für Kundenfragen abzutippen.
Warum das passiert
Standard-KI-Modelle (wie das normale ChatGPT oder Gemini) haben Amnesie. Sobald du einen neuen Chat startest, ist dein Kontext weg. Sie wissen nicht, dass du „Servus“ statt „Sehr geehrte Damen und Herren“ schreibst. Das Ergebnis: Du verbringst mehr Zeit mit dem „Briefing“ der KI als mit der eigentlichen Aufgabe. Oder du lässt es ganz bleiben und tippst wieder selbst. Das ist ineffiziente Zeitverschwendung, die dich von Hobbies, Freunden oder deiner Familie fernhält.
Lösung – Stufe 1: Quick Wins (10–20 Min)
Wir bauen jetzt deinen „E-Mail-Assistenten“. Ziel: Er soll Kundenanfragen in deinem Tonfall beantworten.
- Google Gemini öffnen: Geh auf gemini.google.com und melde dich an.
- Gem-Manager finden: Klicke in der linken Leiste auf „Gem-Manager“ (oder das Edelstein-Icon) und dann auf „Neuen Gem erstellen“.
- Name vergeben: Nenne ihn z. B. „Hannes’ E-Mail-Profi“.
- Die Anweisung (System Prompt): Kopiere diesen Text in das Feld „Anleitung“:
- „Du bist mein persönlicher Sekretär für [DEINE BRANCHE]. Antworte höflich, aber direkt per ‚Du‘. Halte dich kurz. Ignoriere Marketing-Floskeln. Ziel: Den Kunden schnell und kompetent zu helfen.“
- Speichern & Testen: Klick auf „Erstellen“. Öffne den Gem und schreibe: „Antworte auf diese Anfrage: [Kundenmail einfügen]“.
Siehst du den Unterschied? Er weiß sofort, wie er klingen soll.
Läuft nicht rund? Hol dir hier meine „KI-Workflow-Checkliste“ für bessere Ergebnisse
Lösung – Stufe 2: Sauber fixen (1–3 Std)
Ein guter Assistent braucht Fachwissen. Jetzt füttern wir das Gehirn deines Gems.
1. Kontext hochladen (Das „Wissen“) Im Erstell-Modus findest du den Bereich „Wissen“ (Knowledge). Lade hier hoch:
- Deine Preisliste als PDF.
- Deinen Brand Voice Guide (oder 5 alte E-Mails, die du super fandest).
- Deine Produktbroschüren. Tipp: Nutze einfache Textdateien (.txt) oder PDFs. Bilder in Dokumenten verwirren die KI manchmal.
2. Die Anleitung verfeinern Ergänze die Anleitung aus Stufe 1 um konkrete Regeln (Do’s & Don’ts).
- Do: „Nutze österreichisches Deutsch (Jänner, Spital, Sessel).“
- Don’t: „Verwende keine Emojis in Angeboten.“
- Beispiele: „Hier sind 3 Beispiele für gute Antworten: [Beispiel 1], [Beispiel 2]…“ (Kopiere diese direkt in die Anleitung).
3. Test-Phase Stell dem Gem Fallen. Frag nach einem Rabatt, den es nicht gibt. Prüfe, ob er auf die Preisliste zugreift. Justiere die Anleitung nach, bis er zuverlässig funktioniert.
Lösung – Stufe 3: Nachhaltig (Architektur/Mindset)
Ein Gem allein macht noch keine Digitale Betriebsoptimierung.
Verteile die Rolle: Hast du Mitarbeiter im Büro? Zeig ihnen den Gem. Wenn alle denselben Assistenten nutzen, klingen eure Mails konsistent, egal wer sie tippt.
Regelmäßige Updates: Deine Preise ändern sich? Tausche die PDF im „Wissen“-Bereich aus. Ein veralteter Gem ist gefährlicher als gar keiner.
Datenschutz-Routine: Gewöhne dir an, niemals echte Kundennamen oder Adressen in die KI zu werfen. Nenne den Kunden „Herr Meier“ oder anonymisiere die Daten vorher. Das muss in Fleisch und Blut übergehen. Für datenschutzkonforme Agenten nutze dafür optimierte Tools wie Copilot Studio von Microsoft oder Eigenentwicklungen auf deinem VPS (Virtual Private Server).
Typische Fehler
Hier verbrennen KMUs oft unnötig Geld und Nerven:
- Fehler: Du willst die „eierlegende Wollmilchsau“.
- Auswirkung: Der Gem soll texten, programmieren und Mathe können – und macht alles nur halbgar.
- Alternative: Erstelle einen Gem für E-Mails, einen für Social Media und einen für Angebote. Spezialisten sind immer besser.
- Fehler: Du gibst keine Beispiele.
- Auswirkung: Die KI rät deinen Stil und klingt wie ein BWL-Student im ersten Semester.
- Alternative: Füttere den Gem mit deinen besten Texten aus der Vergangenheit. „Few-Shot-Prompting“ wirkt Wunder.
- Fehler: Du vertraust blind.
- Auswirkung: Der Gem halluziniert einen Rabatt von 50 %.
- Alternative: Du bleibst verantwortlich. Lies immer drüber, bevor du auf „Senden“ drückst. Immer!
FAQ
Ist das wirklich kostenlos? Die Basis-Funktion von Gemini und das Erstellen von Gems ist in vielen Google-Workspace-Tarifen und privaten Accounts mittlerweile enthalten oder als Test verfügbar. Für massive Datennutzung gibt es unterschiedliche Gemini Abos ( ab ca. 10€/Monat), was sich für Firmen, EPUs und KMUs aber sofort rechnet.
Sind meine Daten sicher? Google nutzt deine Chats theoretisch zum Trainieren, wenn du die Standard-Einstellungen nutzt. Lade keine Geschäftsgeheimnisse oder DSGVO-sensiblen Daten (Patientenakten, Lohnzettel) hoch. Für vertrauliche Daten brauchst du einen abgeschotteten Enterprise-Workspace. Systeme wie Microsoft Copilot sind dagegen speziell für den europäischen Raum optimiert und rechtliche Anforderungen sind hier einfacher einzuhalten.
Kann ich den Gem auf meine Website packen? Nein, die Gems sind aktuell nur für dich (oder dein Team) im Gemini-Interface gedacht, nicht als Chatbot für deine Webseiten-Besucher. Dafür brauchen wir andere Tools (wie n8n oder Chatbase).
Fazit
Einen eigenen Google Gemini Gem zu bauen, ist keine Raketenwissenschaft. Es ist digitale Handwerkskunst. Du investierst einmalig 15 bis 30 Minuten und hast dafür einen Assistenten, der dir wöchentlich Stunden spart. Fang heute mit dem „E-Mail-Bot“ an – und hol dir deinen Feierabend zurück.
Willst du wissen, ob deine Prozesse bereit für echte Automatisierung sind? Hier geht’s zum kostenlosen Digital-Check für dein KMU.